El blog de Carme Pla

Todos conocemos las leyes más universales del mundo, las famosas leyes de Murphy :-), y creedme que cuando hablamos de actividades que impliquen tener que hacer una presentación tipo Power Point o Slideshare, las leyes de Murphy hacen su agosto. Por eso me ha parecido tan buena la idea de Pam Slim, que ha publicado una serie de ideas útiles en forma de listado para evitar que un detalle tonto nos estropee nuestro trabajo.

En realidad, se trata de 4 listas; cosas a tener en cuenta cuando…

… cogemos el avión para ir a dar una presentación,

… cuando hacemos presentaciones,

… cuando se trata de actividades con invitados que están fuera (teleclases, entrevistas, radio…) y

… cuando se trata de “webinars” o actividades basadas en web.

A continuación dejo los listados, con traducción totalmente libre y con alguna pequeña modificación y adaptación mías.

1.- Cuando cogemos el avión para dar una presentación:

• Ella recomienda enviar los materiales vía Fedex, supongo que si hablamos de Europa podríamos recomendar UPS (pero estoy abierta a sugerencias) para que lleguen a destino un día antes que nosotros.
• Que se hayan entregado los materiales en destino no es suficiente, tenemos que hablar directamente con una persona que nos asegure que los tiene en sus manos.
• Crear una página (tipo chuleta) con todos los datos del lugar de la presentación, calle, nombre de la persona de contacto, 2 números de teléfono (si puede ser, uno fijo y uno móvil) y llevar encima este papel. Yo personalmente recomiendo poner todos estos datos junto con el resumen de los vuelos, transportes de tren, taxis, hotel, etc. y llevar siempre encima esta hoja, por supuesto.
• Disponer de un juego completo de ropa fuera de la maleta, para poder utilizarlo en la presentación y que lo llevaremos en la bolsa de mano.
• En caso de viajar al extranjero, revisar qué voltaje se usa allí. Si no sabéis dónde consultarlo, lo podéis encontrar en los artículos de países de Wikitravel.

2.- En Presentaciones:

• Cargar a tope de batería nuestro portátil, independientemente de que tengamos pensado conectarlo a la red eléctrica.
• Llevar un cable de alargo.
• Pregunta a tu cliente/anfitrión si tiene algún ordenador adicional para prevenir el caso de que con el tuyo hubiese algún problema. También, si tienes la posibilidad de conseguir algún pequeño proyector portátil, búscale un hueco en tu coche, porque no todos los proyectores del mundo son totalmente compatibles con tu ordenador, muchos lo son, pero no todos.
• Comprueba y vuelve a comprobar que llevas la presentación correcta y la versión correcta a la presentación en directo y que es la misma que tienes instalada en tu portátil.
• Haz una copia en papel y una copia electrónica (lo más práctico es un USB) de la presentación además de la que llevas en tu portátil. También puede ser útil tener una copia en Slideshare.
• Averigua cuál es la copistería más cercana al lugar de la presentación, donde poder acudir en caso de que todo fallase.
• Llegar siempre con una hora de antelación como mínimo, hora y media si se trata de una actividad de jornada completa.
• Tan pronto como llegues al edificio donde harás la presentación, instala y comprueba tu equipo. Charlar un poco, el café y arreglar la disposición del mobiliario, pueden esperar.
• Pon en marcha tu presentación y el proyector, y procura ajustar la iluminación de la sala. Si tienes que elegir entre demasiada luz o demasiada poca, elegiremos demasiada.
• Siéntate en distintas sillas en distintos lugares de la sala para comprobar la visibilidad de la presentación y claridad de la proyección.
• Cambia la distribución del mobiliario para conseguir un mejor entorno para los participantes y para ti.
• No uses jamás un podio si no quieres parecer el presentador más aburrido, estirado y conservador de toda la tierra.

3.- En actividades con invitados fuera:

• Envía un e-mail de confirmación con los detalles del tema y del evento inmediatamente después de confirmar la fecha con el invitado.
• Envía al menos 2 e-mails de seguimiento con la información clave destacada en negrita o con un color diferente, hasta el día anterior (fecha, hora, lugar, tema, teléfono del lugar y tu teléfono móvil en caso de emergencia).
• Pide a los invitados que contesten tu e-mail para confirmar que han recibido los detalles. Si no contestan, telefonéales.
• Pide el teléfono móvil de tus invitados para casos de emergencia.
• Proporciona el número de tu móvil a los invitados.
• Indica la zona horaria de la actividad en negrita, MAYÚSCULAS o un color distinto. Si el invitado tiene que llamar, utiliza su zona horaria para confirmar. (Ejemplo: «La teleconferencia empieza a las 3pm UTC, que son las 4 de la tarde en Tortosa, las 3 de la tarde en Casablanca y las 10 de la mañana en Miami«)
• Piensa un plan de emergencia para el caso de que el invitado no llegase.

4.- En webinars o actividades en web:

• Assegúrate de que tienes una conexión estable a internet. Encuentra alguna otra persona que pueda poner la presentación en otro hosting para poder utilizarlo en caso de que el tuyo caiga.
• Pon en marcha el entorno online como mínimo 30 minutos antes de que empiece la actividad, para así comprobar errores y comprobar que todo funciona correctamente.
• Tienes que tener preparada una segunda opción en caso de que la tecnología fallase, como por ejemplo enviar por e-mail la presentación a los participantes.
• Envía a los participantes varias notificaciones de recordatorio con las instrucciones para conectar.
• Indica una persona de ayuda técnica con un teléfono y un e-mail distintos a los tuyos para poder ayudar a los participantes a conectar al entorno online en caso de que se desconecten.

Puede ser muy útil tener a mano estos listados para asegurarnos de que no nos dejamos nada a última hora y de que lo tenemos todo listo.

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